Зачем компании нужны регламенты

1. Оптимизация рутинных рабочих процессов компании. Регламент не просто описывает процесс, но и предлагает способы более эффективной работы. Например, в колл-центре банка правила предписывают ежедневно просматривать корпоративную базу знаний. Благодаря этому сотрудники своевременно знакомятся с изменениями, что помогает им правильно консультировать клиентов.
2. Стандартизация деятельности. Когда в компании много подразделений, внутренние регламенты помогают привести процессы к общему знаменателю. Действия сотрудников из смежных отделов согласованы, подчинены единому алгоритму и нацелены на общий результат. Персонал может найти ответы на популярные вопросы без обращения к руководству. Так специалистам легче работать, они не отвлекаются на чужие задачи, быстрее достигают поставленных результатов.
3. Экономия на обучении персонала. Чтобы внедрить новый процесс в бизнес-деятельность, нужно разработать учебную программу, оплатить услуги тренинг-менеджера. Или можно пойти простым путем — составить внутренний регламент и обеспечить доведение его до персонала. Ответственному лицу остается только контролировать, получены ли знания, как качественно они усвоены, применяются ли на практике и какой дают результат.
4. Простота контроля. Утвержденный порядок составления отчетности поможет привести всю документацию компании к единому виду. Руководитель будет точно знать, где искать нужную информацию, чтобы быстро изучить и оценить предложенные данные.
5. Передача информации без потерь и искажений. Документы, описывающие процессы информационного взаимодействия в компании, помогают накапливать базу знаний, чтобы быстро обмениваться информацией между сотрудниками и подразделениями. Такой подход можно сравнить с big data, где вся информация едина, структурирована по категориям, а сотруднику открыт доступ к нужной для его продуктивности категории знаний.
6. Мотивация и стимулирование инициативности персонала. Когда у сотрудника есть внутренний регламент, ему не нужно ждать указания руководства, чтобы приступить к своим задачам. Нормативный документ четко описывает, какую работу нужно делать, как организовать процесс, какие результаты должны быть. В условиях автономности и личной ответственности работники лучше развиваются профессионально.
7. Распределение нагрузки. Благодаря регламентации каждый сотрудник занят своим делом, а с руководителя компании снимается ответственность за точечный контроль. Становится понятно, кто из подчиненных нуждается в дополнительной нагрузке, а с кого, наоборот, стоит снять ряд функций.
8. Повышение общей продуктивности и доходности организации. Когда все бизнес-процессы налажены, а сотрудники работают в соответствии с поставленным планом без простоев, это лучшим образом сказывается на общих результатах.

1. Общие положения. В этом разделе описана суть регламента и его назначение. Уместно сослаться на внутренние нормативные акты организации. Важно обозначить условия, при которых документ действует или, наоборот, может быть отменен.
2. Определения. Сюда входят все термины, сокращения, аббревиатуры, которые используются в описании бизнес-процессов. Для удобства необходимо оформить определения списком в алфавитном порядке.
3. Описание внутренних процессов. Каждый процесс должен быть описан поэтапно, с указанием начала и завершения каждого этапа, сроков, результата. Необходимо обозначить исполнителей, их права, обязанности, уровни ответственности.
4. Ответственность. За невыполнение требований, нарушение порядка процессов должна быть предусмотрена ответственность. Например, несоблюдение техники безопасности при работе со станком может быть травматичным или даже привести к смертельному исходу. Ответственность можно разделить по степени негативных последствий, как того требует закон.
5. Контроль. Блок отвечает за внедрение стандартов, степень усвоения, исполнение, результат. Изучили ли работники внутренний регламент или проигнорировали? Выполняют все предписания? Если нужный эффект не достигнут, ответственный за контроль сотрудник компании должен определить причину и принять меры, чтобы исправить ситуацию.
6. Приложения. В разделе собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы для дополнительного изучения — всё то, что поможет в усвоении новой информации.

• Сервисный: Регулирует общий порядок оказания услуг.
• Технический: Описывает поэтапно технологический процесс производства и ожидаемый результат.
• По ведению документов: Устанавливает порядок ведения документации в организации, заполнения бумаг, правила хранения, утилизации, сведения о секретности.
• По управлению бизнесом и персоналом: Включает права и обязанности работодателя и сотрудников, а также порядок взаимодействия между ними. Описывает структуру всего бизнеса, трудовой распорядок.
• По общению с клиентами: Содержит информацию о политике компании по отношению к клиентам, правила поведения в спорных ситуациях.
• По безопасности: Регламентирует все моменты, связанные с потенциальным вредом для здоровья: время пребывания за компьютером, правила обращения с электрическими приборами, технику безопасности при работе с оборудованием.
• Должностная инструкция: Описывает задачи сотрудника на его рабочем месте.

Этап 1. Распространение нового нормативного акта среди сотрудников организации.

Этап 2. Контроль знаний.

Этап 3. Обратная связь и доработка.