Как вести учет товаров в розничной торговле

07.09.2022

Группа ВТБ

0

Чтобы дать ответ на вопрос, как вести учет товаров в розничной торговле, нужно понять, что подразумевается под этими терминами, узнать специфику деятельности и разобраться в нюансах — сделаем это в нашей статье.

Что такое торговля

Розничная торговля — это возмездная передача готовой продукции потребителю в стационарной точке или дистанционно, вне зала обслуживания. Иногда она сочетается с услугами общепита, когда вместе товарами, полученными от поставщиков, продаются блюда или напитки, изготовленные на месте.

Под товаром понимается единица продукции, готовая к употреблению (использованию) или изготовленная в виде полуфабриката. Он может относиться к продовольственной или непродовольственной группе. В качестве продавца может выступать юридическое лицо или ИП. Продавать товары могут и самозанятые при условии, что изготовили их своими руками.

Последние бухгалтерский учет не ведут. Для ИП это тоже не является обязанностью, но для контроля над запасами все предприниматели ведут регистры движения товаров. Для юридических лиц на законодательном уровне установлено обязательное ведение бухучета.

Виды товарного учета

В зависимости от поставленных задач товарный учет подразделяется на четыре условных группы:

оперативный
бухгалтерский
складской
статистический

Оперативный учет предназначен для контроля движения товаров за короткий промежуток времени: за смену, неделю, месяц. Он применяется при передаче смен от одного продавца другому, а также им руководствуется товаровед для планирования закупок.

Форма ведения, регистры учета и бланки разрабатываются руководителем самостоятельно: вручную или с применением специальной программы, например, таблиц Excel. Решение принимается в зависимости от объема продаж и технических возможностей бизнеса.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с 402-ФЗ и ФСБУ-5/2019. Он помогает анализировать эффективность деятельности магазина, проводить инвентаризации, рассчитывать прибыль и убытки.

Статистический учет позволяет отследить востребованность каждого товара, рассчитать эффективность деятельности торговой точки.

Складской учет применяется в тех компаниях, где имеется несколько магазинов и складские помещения.

Компания или предприниматель самостоятельно устанавливает систему документооборота в зависимости от количества структурных подразделений, наличия штатных должностей.

Учет движения товаров

Приход. Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), как правило, осуществляется по двум схемам:

от поставщика на склад и далее в конкретные торговые точки
от поставщика напрямую в торговую точку

Первый вариант. В первом случае товары учитываются как в магазинах, так и на складе. В бухгалтерском учете открываются субсчета по каждому объекту, а на складах ведутся карточки учета.

Эта схема применяется в случаях, когда ТМЦ поступают на склад и лишь оттуда распределяются по структурным подразделениям.

Когда товар поступает на склад, кладовщик расписывается у поставщика в документах, заносит наименование и количество в карточки товара и записывает номер, дату и сумму приходной накладной в специальном журнале. Накладная и счет-фактура передаются в бухгалтерию
Далее ТМЦ по накладным отписываются в торговые точки. В документе распивается кладовщик и представитель магазина, куда отправляется товар. Это может быть директор магазина, товаровед, продавец и пр.

Документы составляются в нескольких экземплярах, чтобы хватило всем участникам передачи товарно-материальных ценностей, которые ставили подпись, а один экземпляр передается в бухгалтерию.

Если фирма небольшая и нет специального склада и должности кладовщика, то применяется упрощенный учет.

Второй вариант. Он предусматривает схему, по которой товарно-материальные ценности напрямую поступают от поставщика в магазин.

Поставщик привозит товарно-материальные ценности в магазин. Их принимает директор магазина, товаровед или продавец и пр. Принимающее лицо расписывается в товарной накладной и регистрирует документ в журнале приема товара
Товарная накладная передается в бухгалтерию

Наценку делает уполномоченное лицо. Это может быть товаровед, директор магазина, бухгалтер.

Бухгалтерский учет

Товары учитываются на счете 41 с использованием субсчетов. Их количество и состав отражаются в приложении к учетной политике в «Рабочем плане счетов». Поступление подтверждается документами:

товарная накладная
товарно-транспортная накладная
счет-фактура
УПД

В редких случаях покупка у поставщика может быть подтверждена товарным и кассовым чеком. Это случается, если подотчетное лицо закупает товар в розничной торговой точке.

Чтобы понять, как правильно вести учет в магазине, требуется изучить «План счетов бухгалтерского учета» и ФСБУ-5/2019. В последнем приводится полный перечень расходов, которые можно включить в себестоимость товара:

стоимость, указанную в документах поставщика
транспортные расходы
стоимость упаковки
затраты, необходимые для доведения ТМЦ до товарного вида
прочие расходы

В учетной политике приводится полный перечень затрат, которые могут увеличить себестоимость товара.

Поступление оформляется проводкой:

дебет 41 кредит 60
сумма НДС от поставщика: дебет 19 — кредит 60
торговая наценка: дебет 41 — кредит 42

Пример. В бухгалтерию поступили накладная и счет-фактура поставщика на столовый сервиз: количество — 10 штук, цена без НДС — 150 000 рублей, сумма НДС — 30 000 рублей. Предполагается продать сервизы по 25 000 рублей.

Бухгалтер выписывает внутреннюю накладную на 10 сервизов по 25 000 рублей на общую сумму 250 000 рублей. Как это отразится в учете?

Пример учета

Содержание хозяйственной операции

Отражение поступления столовых сервизов
Учет входящего НДС
Отражение торговой наценки

Документ

Товарная накладная
Счет-фактура
Внутренняя накладная

По дебету счета

41
19
41

По кредиту счета

60
60
42

Сумма, ₽

150 000
30 000
100 000

Формы документов на внутреннее перемещение товара и правила ведения складского учета устанавливаются учетной политикой и внутренними локальными актами. Сотрудники, занимающиеся приемкой и продажей товаров, подписывают договор о материальной ответственности при приеме на работу.

Выбытие

Учет товара в рознице предусматривает документирование прихода и выбытия товара, которое происходит по одной из причин:

реализация
недостача
возврат некачественных ТМЦ
естественная убыль, порча

Первая обусловлена видом деятельности, вторая выявляется в ходе инвентаризации, последняя возникает при неправильном хранении или по естественным причинам.

Реализация сочетает две операции:

списание товарных запасов
поступление денежных средств в кассу

Бухгалтер делает две проводки:

списание проданного товара: дебет 90.2 — кредит 41
поступление денег в операционную кассу — дебет 50.1 – кредит 90.1

При списании ТМЦ по недостаче применяются счета 91 или 73 в зависимости от причины возникновения. Если виновные не найдены, то сумма недостачи списывается на счет 91, если виновен сотрудник, то он будет возмещать недостачу. В этом случае используется счет 73. А в случае возврата некачественного товара используется счет 76.02 «Расчеты по претензиям».

Уценка товара

Учет в розничной торговле предусматривает не только приход и выбытие ТМЦ. Иногда приходится уценить товар, если он залежался на полках, устарел морально, потерял внешнюю привлекательность или его срок годности истекает. В этом случае бухгалтер сторнирует проводку дебет 41 — кредит 42 на сумму уценки. Такая операция в бухгалтерском учете называется «красное сторно».

Основанием для проводки является служебная записка заведующего магазином или другого лица, уполномоченного совершать подобные действия. Документ подписывает руководитель.

Способы ведения учета в розничной торговле

Торговые точки подразделяются на автоматизированные и неавтоматизированные. В первом случае в момент реализации товара происходит его автоматическое списание, то есть бухгалтеру не нужно вручную вносить данные с товарного отчета продавца.

Во втором случае используются журналы и прочие регистры учета, которые ведет директор магазина или продавец и сдает в конце смены в бухгалтерию.

Ручной учет: плюсы и минусы

Этот вид подойдет только для небольших торговых точек, где нет маркированного товара. При его реализации в товарном чеке должна отображаться каждая позиция товара отдельно. Суммарный учет в этом случае вести не получится.

Плюсы:

не требуется устанавливать специальную программу
не нужен обученный работе с этим ПО персонал

Но минусов гораздо больше:

неудобен при большом ассортименте,
можно ошибиться, занося данные, а где кроется неточность, найти будет сложно
не подходит для продажи маркированных товаров
сложно составлять отчет, если реализуется алкогольная продукция и пиво
трудно сориентироваться, какой товар пользуется большим спросом

Современные торговые предприятия все больше отдают предпочтение автоматизированным торговым точкам.

Программы для учета товаров

Специальные программы экономят время бухгалтера. Если потребуется выписать товарный чек, то не нужно вручную вносить перечень товаров с указанием количества, цены и суммы.

Другие плюсы:

прозрачность остатков товара
удобство при проведении инвентаризации
исключение возможности для продавцов продать неучтенный товар
экономия на штате бухгалтеров
контроль возвратов и пересортицы

Минусы:

дополнительные затраты на приобретение и установку программы
необходимость обучать персонал или принимать на работу более квалифицированные кадры

Различают несколько видов учета товара в розничной торговле. Его можно вести вручную или при помощи программ по учету товаров. Для крупных торговых предприятий и тех, кто реализует маркированную продукция, это единственная возможность вести учет, не нарушая законодательство.