Что такое бизнес-карта и как ей правильно пользоваться

Статья обновлена 04.12.2024

Группа ВТБ

0

Время прочтения: 5 минут

Бизнес-карта имеет прямое отношение к расчетному счету индивидуального предпринимателя или юрлица. Ее можно использовать для оплаты любых расходов, связанных с бизнесом, но нельзя для личных целей и бытовых трат. Бизнес-карта не предусматривает ограничений по расходам. Главное — наличие достаточной суммы денег на расчетном счете. Главным преимуществом бизнес-карты является скорость проведения платежей. Все переводы осуществляются мгновенно и без бумажного согласования: не нужно ждать, пока поставщик выставит счет на платеж, а бухгалтерия — платежное поручение. Бизнес-карту принимают в любых местах, в том числе: в онлайн-магазинах, гипермаркетах, такси, ресторанах и так далее.

Виды бизнес-карт

Бизнес-карта работает так же, как и обычная карточка, открытая частным лицом, только принадлежит она организации или ИП.

Существует несколько видов бизнес-карт:

дебетовая;
кредитная;
именная;
неименная.

С помощью дебетовых карт можно пользоваться средствами, принадлежащими фирме, тогда как кредитные карты предполагают использование заемных средств банка.

Неименные бизнес-карты могут использоваться несколькими сотрудниками в ходе проведения каких-либо операций — например, при закупке товаров или во время командировок. Именную карту получает конкретный человек, и больше никто ею пользоваться не может. Как правило, этим человеком является сам предприниматель, руководитель юрлица или его помощник. Если это наемный сотрудник, то при увольнении блокируется.

Что дает бизнес-карта?

С помощью бизнес-карты можно:

Полностью исключить работу с наличными деньгами. Отпадает потребность в посещении банка, хранении крупных сумм на предприятии, оформлении кассовых документов.
Если наличные все же необходимы (например — продавец не принимает к оплате карты), деньги легко снять в ближайшем банкомате.
Ограничивать и держать под контролем текущие расходы.
Быстро и легко менять валюту, например, во время деловых поездок за границу.
Снизить стоимость платежей путем возврата процента от суммы (кешбэк).
Получать бонусы, например, скидки на покупки у компаний-партнеров банка.
Возвращать авансовый платеж по упрощенной схеме, если продавец не выполнил свои обязательства. Если же имел место «обычный» безналичный расчет, то получить свои деньги обратно можно только по договоренности с продавцом или через суд. При оплате бизнес-картой можно получить возмещение во внесудебном порядке на основании правил расчетов платежной системы (chargeback).

Что можно оплачивать бизнес-картой

Этот финансовый продукт активно используют предприниматели для оплаты различных расходов, так или иначе связанных с деятельностью предприятия:

командировочные расходы;
представительские расходы;
поставщики, товары, услуги;
товары для нужд бизнеса — от заказа канцелярских товаров и расходников, закупок бутилированной воды для офиса до внедрения новых программных продуктов.

При этом, индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения 6%, имеют право тратить средства с карты по своему усмотрению. Это может быть оплата любых услуг и товаров личного пользования.

Преимущества и недостатки бизнес-карт

С бизнес-картой также можно:

Контролировать траты работников (с помощью SMS-уведомлений), в случае утери есть возможность быстрой блокировки карты;
Вносить и снимать наличные через банкоматы независимо от времени работы банка практически круглосуточно;
Смягчить установленное Центральным банком Российской Федерации правило о максимальной сумме наличных платежей по одному договору в размере 100 000 рублей (п. 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.19);
Совершать покупки в интернет- магазинах.

Однако без соблюдения ряда условий может возникнуть немало проблем:

Банки мониторят операции, которые напоминают отмывание (обналичивание) незаконных денежных средств с помощью бизнес-карт, и предпринимают соответствующие меры. Регулярное списание крупных сумм с карты может стать основанием для проведения доп. проверок организации или ИП.
Налоговая служба уделяет повышенное внимание держателям бизнес-карт. Особенно тщательно проверяют наличие документов, подтверждающих расходы. Например, если индивидуальный предприниматель не ведет раздельный учет личных расходов и затрат на ведение бизнеса и не подтверждает их первичными документами, ему могут начислить доп. налог, наложить штраф и пеню. Юридические лица также обязаны предоставлять документальное подтверждение своих расходов. Если ФНС докажет факт совершения руководством фирмы личных покупок на средства с карты, с этой суммы будет удержан НДФЛ, который будет признан доходом руководителя.
Далеко не все статьи расходов можно покрыть за счет средств с бизнес-карты. Выплата сумм заработной платы и дивидендов запрещена.

Учет расходов по бизнес-карте

Индивидуальным предпринимателям и организациям необходимо предоставить документальное обоснование затрат по бизнес-карте. Для этой цели подойдут чеки, квитанции, справки и счета-фактуры. Исключением являются индивидуальные предприниматели, работающие на упрощенной системе налогообложения 6%, едином налоге на вмененный доход или на патенте.

Если карта выдана на руки сотруднику, то после проведенных по ней операций банк потребует от него бумаги, подтверждающие сдачу отчетности и оформление авансового отчета. В этом случае не нужно оформлять предварительную регистрацию поступления подотчетных средств. Если операции осуществляет лицо, уполномоченное на распоряжение средствами, которые лежат на расчетном счете организации, составлять авансовый отчет не обязательно.

Как открыть бизнес-карту?

Как правило, банки требуют следующие документы:

Заявление руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
Учредительные документы — устав и учредительный договор (для банка, в котором юридическое лицо или ИП еще не имеет расчетного счета).
Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Если бизнес-карта выдается конкретному сотруднику, то понадобится его паспорт и заявление, а также доверенность от главы компании с правом распоряжения средствами. Далее банк заключает договор с организацией на выпуск и обслуживание карт.

Если вы хотите оформить бизнес-карту в ВТБ, достаточно отправить онлайн-заявку и получить консультацию по телефону. Клиенты с расчетным счетом могут пользоваться бесплатной виртуальной бизнес-картой. Открыть счет можно бесплатно, если подключить любой из пакетов услуг.

Выводы

Бизнес-карта — это отличный помощник в вопросах оптимизации документальных операций и издержек организации. Ограничений по ее использованию почти нет, а пакет бумаг и комиссионные значительно меньше, чем при стандартных операциях по счету компании.

При работе с бизнес-картой следует учитывать следующее:

Вы не можете использовать карту для выплаты зарплаты.
Индивидуальный предприниматель может использовать бизнес-карту для финансирования личных расходов, но при этом необходимо вести отдельный учет.
Юридические лица могут использовать средства с бизнес-карты только на расходы, связанные с бизнесом.

Статья опубликована 04.12.2024

Получить универсальную бизнес-карту