Время прочтения: 6 минут
Чтобы подписать банковские, таможенные, налоговые и многие другие документы, не требуется личное присутствие: обычный автограф теперь может заменить электронная подпись (ЭП). Рассказываем, что это такое, какой может быть ЭП и как ее получить.
Федеральный закон № 63‑ФЗ определяет, что в России может использоваться три вида электронной подписи (ранее она называлась электронная цифровая подпись, или ЭЦП).
Рассказываем об особенностях применения каждой из них.
ПЭП представляет собой комбинацию цифр, позволяющую удостовериться, что ее формирует определенное лицо. С таким видом подписи сталкивается практически каждый — например, вводя код из СМС, чтобы получить доступ на портал или подтвердить другое действие в интернете. Подпись используется:
  • при аутентификации или регистрации в различных информационных системах
  • в электронном документообороте (ЭДО) внутри компании
  • при получении отдельных государственных услуг на портале Госуслуг
ПЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (для ПЭП ЕСИА, например).
НЭП также установит авторство, т.е. определит факт подписания определенным лицом (не обязательно физическим, но и юридическим). Подпись формируется в момент подписания электронного документа. Подписание гарантирует неизменность документа, это значит, что, если в документ после подписания внесут правки, при проверке подписи она будет недействительна.
Для НЭП нет ограничений по использованию места хранения ключевой информации (рекомендуется использовать специальные носители — usb-токен, смарткарта и т.д.). При подписании документа требуется наличие криптографических средств защиты информации (не обязательно отечественные и (или) сертифицированные ФСБ).
НЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (Госключ, например).
Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате, выдавать который имеет право только аккредитованный Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица, в том числе ВТБ.
Отличия от НЭП:
  • не требуется дополнительного соглашения, чтобы использовать КЭП для подписания договоров с контрагентами и в других случаях
  • ПО для работы с КЭП должно быть сертифицировано ФСБ
При использовании квалифицированной подписи доступны более широкие возможности. С ее помощью можно сдавать отчетность, участвовать в торгах, вести документооборот как с контрагентами, так и внутри компании. Такая подпись без условий и соглашений имеет юридическую силу, что зафиксировано в положениях федерального закона № 63-ФЗ.
Обобщим информацию об основных отличиях между видами электронных подписей:
  • ПЭП и НЭП хранятся на любом носителе, КЭП — только на защищенном, сертифицированном
  • только КЭП может использоваться как аналог собственноручной подписи без заключения дополнительных соглашений о признании такой подписи
Рекомендуем

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это цифровой аналог собственноручной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя юридического лица
Изображение
Изображение
Электронная подпись представляет собой информацию в цифровом виде, прикрепленную к электронному документу, которая указывает авторство подписавшего лица.
Формируется электронная подпись с помощью ключей электронной подписи (открытый ключ (или ключ проверки ЭП) и закрытый ключ (ключ ЭП), которые хранятся на специальном защищенном носителе ключевой информации (с токена нельзя прямо скопировать информацию, он не определяется на компьютере и устройствах как диск) и неразрывно связаны друг с другом.
Открытый ключ — это набор символов, сгенерированный криптопровайдером. Открытый ключ обязательно указан в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи. Сертификат является публичной информацией, доступен для всех пользователей системы и необходим для проверки подлинности подписи.
Закрытый ключ тоже генерируется криптопровайдером, но он, в отличие от открытого, является конфиденциальной информацией. Требует соответствующей защиты и особого контроля хранения (не передавать другим людям, защитить паролем, хранить на специальном носителе и т.д.).
Если закрытым ключом завладеют злоумышленники, они смогут подписывать документы от имени его владельца. Чтобы этого не произошло, ключ необходимо хранить в одном экземпляре на цифровом носителе, не перенося на компьютер. В случае утери устройства для хранения необходимо отозвать сертификат, чтобы подпись стала недействительной.
С помощью простой ЭП можно подтвердить оплату или зарегистрировать личный кабинет — например, на сайте банка или на портале госуслуг. Неквалифицированная ЭП используется чаще всего для подписания документов, используемых во внутреннем документообороте компании. Функционал КЭП в несколько раз шире. Юридические лица с ее помощью могут:
  • работать с любыми электронными документами
  • сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность
  • оформлять сделки купли-продажи
  • участвовать в электронных торгах
  • дистанционно получать банковские услуги
  • подписывать документы в рамках внутреннего документооборота
  • оформлять трудовые отношения, если сотрудник работает удаленно
КЭП поможет сэкономить немало времени и физическим лицам, которые могут:
  • зарегистрировать ИП, воспользовавшись специальным сервисом ФНС или уполномоченных банков. Например, сервис онлайн-регистрации бизнеса ВТБ позволит сэкономить время на визите в ФНС и деньги на уплату госпошлины
  • заверять документы, которыми сотрудник обменивается с работодателем — например, договор о материальной ответственности или трудовой договор
  • подавать на сайте ФИПС заявки на получение патента на изобретение, при использовании ЭП действует 30% скидка на госпошлину
  • заключать сделки с недвижимостью через сайт Росреестра, запрашивать информацию о недвижимости, подавать заявления о ее постановке на кадастровый учет
  • подавать заявления на поступление в ВУЗ без личного посещения приемной комиссии
  • пользоваться полным функционалом личного кабинета налогоплательщика
  • подавать судебный иск электронно через ГАС «Правосудие»
Без наличия ЭП практически невозможна и работа юридических лиц. Самые распространенные ситуации, когда необходимо подписать документ электронной подписью:
  • передача налоговых деклараций в ФНС в электронном виде, а также отчетности в другие контролирующие органы
  • участие в электронных торгах, наличие ЭП — обязательное условие для доступа к ним
  • получение дистанционных банковских услуг
  • регистрация сделок с недвижимостью
  • привлечение к работе удаленных сотрудников из других городов
  • работа с информационными системами государства – такими как Роскомнадзор, Росимущество и другими
Как физическим лицам, так и юридическим квалифицированная электронная подпись позволяет значительно экономить время и обеспечивает безопасность: она имеет высокий уровень защиты, и подделать ее, в отличие от рукописной подписи, практически невозможно.
Ранее для того, чтобы получить КЭП, нужно было обращаться только в аккредитованный Удостоверяющий центр. Список центров в Москве или других городах можно было найти на сайте Минкомсвязи, возможности удаленно получить ее не было. Сделать это мог сам подписант или его уполномоченный представитель при наличии доверенности и паспорта. С 1 января 2021 года правила изменились.
Юридические лица, ИП, нотариусы могут получить квалифицированный сертификат в Удостоверяющем центре ФНС. На сайте налоговой службы можно найти список отделений, которые выдают подписи.
Кроме того, право оформлять ЭП компаниям и индивидуальным предпринимателям имеют доверенные лица УЦ ФНС — это Аналитический центр и банки ВТБ и Сбер.
Сертификат получает лично индивидуальный предприниматель, а для организации — только ее руководитель, то есть то лицо, которое представляет компанию без доверенности.
Физические лица получают квалифицированный сертификат в аккредитованных УЦ. По всей России их немало, однако количество заметно сократилось после 1 июля 2021 года, когда вступили в силу новые требования к аккредитации.
Еще один важный момент — необходимо самостоятельно приобрести носитель. Обычную флешку нельзя использовать для этой цели, необходим специальный токен. ВТБ предоставляет токен для выдачи КЭП и делает это бесплатно в двух случаях:
  • если у получателя уже есть расчетный счет в банке
  • если получатель открывает расчетный счет непосредственно перед выпуском КЭП
Внешне токен напоминает флешку, однако, в отличие от нее, это защищенный носитель с криптографическими алгоритмами и паролем. Еще одно важное требование — токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК.
Для генерации ключевой пары и подписания электронных документов необходимо дополнительно установить на компьютер специальную программу — средство криптографической защиты информации
Такой носитель уже имеет встроенный чип шифрования, поэтому дополнительная установка средства криптографической защиты информации не требуется. Но всегда требуется установка драйверов для работы с таким носителем.
Чтобы участвовать в торгах, отправлять налоговые отчеты или подписывать документы, можно использовать токен любого типа. Для работы в ЕГАИС используются только токены со встроенной криптографией.
Купить все варианты носителей можно на месте, как правило в помещениях ФНС стоят автоматы иных компаний, где легко приобрести токен, или заказать заранее в интернет-магазине. Важно при этом убедиться, что токен сертифицирован ФСБ или ФСТЭК, иначе покупка окажется бесполезной.
Расскажем об алгоритме получения КЭП для юридических лиц на примере ВТБ. КЭП — это записанные на специальный носитель ключи электронной подписи и квалифицированный сертификат, полученный от УЦ ФНС.
  1. Оставьте заявку на сайте ВТБ
  2. Дождитесь звонка менеджера, который проинформирует, какие документы необходимы и в какой офис обратиться
  3. Сотрудник в офисе проверит документы и отправит их в ФНС, запишет КЭП на токен, который можно получить от банка или принести с собой
КЭП выдается на 15 месяцев, продлить его можно в личном кабинете.
Чтобы с ключом можно было работать на компьютере, требуется его настройка. Лучше доверить ее штатному специалисту или заказать настройку в специализированной фирме. Общий порядок действий следующий:
  • установка драйверов для носителя
  • установка КриптоПро CSP и плагина для браузера
  • установка сертификатов УЦ ФНС и Минцифры
  • установка личного сертификата, для чего потребуется установить токен в компьютер
  • настройка браузера, чтобы он мог подключаться к сайтам, оснащенным шифрованием по ГОСТу
  • подключение к личному кабинету, после которого сервис запрашивает разрешение на доступ к ключу
Порядок действий для подписания конкретного документа зависит от используемой программы. Например, Word предлагает использовать встроенные инструменты:
  • во вкладке «Файл» необходимо открыть пункт «Сведения»
  • выбрать пункт «Защитить документ»
  • кликнуть «Цифровая подпись»
  • выбрать нужный сертификат в открывшемся списке.
Особенности работы с информационными системами определяются их требованиями. В большинстве случаев требуется установка дополнительных плагинов — например, для работы на портале Госуслуг или на торговых площадках. Кроме того, существуют специальные плагины для проверки электронной подписи, которые позволяют осуществлять ее в интерфейсах Microsoft Office Word и Excel, в PDF или в отдельных сервисах.
Закон предусматривает, что ответственность за сохранность ключа несет его владелец. Если ключ передан другому лицу, которое воспользовалось подписью не по назначению, ответственность за нее все равно будет нести тот гражданин, на которого оформлена ЭП.
В случае утери подписи необходимо обратиться в УЦ ФНС. Восстановить подпись в этом случае не удастся: сертификат будет отозван сразу же после обращения, а квалифицированный сертификат придется получать заново по тому же алгоритму, что и в первый раз.
Статья обновлена 05.12.2023

Получить КЭП в банке ВТБ

  • Нет расчетного счета в ВТБ
  • Есть расчетный счет в ВТБ

Оставьте заявку прямо сейчас

Оставьте номер телефона и мы проконсультируем вас в ближайшее время

Оставьте заявку прямо сейчас

Оставьте номер телефона и мы проконсультируем вас в ближайшее время

Полезная информация

  • Документы для выпуска КЭП
  • Требования к USB-токену
Для юрлиц
Документы, которые необходимо предоставить:
  • паспорт РФ
  • решение о назначении руководителя или другой документ, подтверждающий право действовать от имени юридического лица без доверенности
Номера, которые необходимо сообщить менеджеру:
  • ОГРН
  • ИНН юрлица
  • СНИЛС
  • ИНН руководителя
Для ИП
Документы, которые необходимо предоставить:
  • паспорт РФ
  • лист записи ЕГРИП или свидетельство ОГРНИП
Номера, которые необходимо сообщить менеджеру:
  • СНИЛС
  • ИНН
Брендированный токен банка
Рутокен ЭЦП 3.0 (сертифицированный ФСБ России)
Токен, предоставленный клиентом
JaCarta-2 ГОСТ, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC (новый, с заводскими настройками, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России)