Как происходит инкассация денежных средств

27.09.2022

Группа ВТБ

0

Когда в кассе накапливается большой объем наличных, встает вопрос об их транспортировке в банк. Иногда этим занимается кассир или руководитель фирмы, но перевозить большие суммы самостоятельно опасно. Тогда на помощь приходит инкассация — Что такое инкассация? Инкассацией называется охраняемая перевозка наличных денежных средств. деньги безопасно перевозят в банк, а после этого зачисляют на расчетный счет.

Зачем нужна инкассация

Что такое инкассация? Инкассацией называется охраняемая перевозка наличных денежных средств. По сути инкассаторы работают как курьеры — доставляют ценности из точки А в точку Б.

Если подробнее, то процесс выглядит следующим образом.

Инкассаторский автомобиль подъезжает к торговой точке в указанный день и время.
Инкассаторы принимают от кассира опечатанные сумки с наличными, сопроводительные документы и увозят в банк.
Банковские сотрудники пересчитывают денежные средства клиента и, если сумма совпадает с суммой, указанной в сопроводительных документах и нет поддельных купюр зачисляют их на расчетный счет.

Почему важно вовремя совершать инкассацию и не накапливать большой объем наличных в кассе компании:

хранение больших сумм наличными небезопасно,
для хранения денег в организациях предусмотрен лимит — важно не превышать его,
средства на расчетном счете упрощают учет доходов и расходов,
чтобы на расчетном счете всегда должно хватало средств для расчетов с сотрудниками, оплаты по текущим договорам, налоговых выплат.

Какие варианты инкассации бывают

Существует несколько вариантов перевозки наличных средств и их зачисления на расчетный счет.

Самостоятельная инкассация денежных средств. Личная транспортировка денег и внесение средств в кассе у банка и/или ли самоинкассация через банкомат с помощью бизнес-карты или с использованием логина и пароля для устройства самообслуживания.
Обращение в инкассаторскую службу, имеющую необходимую лицензию.
Обращение непосредственно в банк, где открыт счет. Кредитные организации, как правило, имеют собственную инкассаторскую службу. Если нет, то работают с проверенными подрядчиками.

Кто производит инкассацию

Работа инкассаторских организаций и служб регулируется ФЗ №395-1 от 02.12.1990 и Указанием Банка России №3210-У от 11.03.2014. Чтобы осуществлять инкассаторскую деятельность, сотрудники проходят необходимое обучение и сдают выпускной экзамен. Обучение включает в себя техническую, правовую, физическую и огневую подготовку. После успешного поступления на работу специалисты продолжают регулярно учиться и сдавать нормативы.

Выезды осуществляются на бронированных автомобилях. В одиночку участвовать в выездах инкассатор не имеет права — это всегда работа бригад. Каждая бригада состоит из нескольких специалистов и водителя. Каждый инкассатор получает средства защиты и рации непосредственно перед выездом.

Инструктаж сотрудников инкассаторских служб предписывает:

четкое выполнение графика вызова,
соблюдение маршрута передвижения,
контроль корректного заполнения сопроводительной документации,
доставка ценностей к месту назначения.

Что входит в обязанности инкассаторских служб

Инкассаторы могут заниматься не только перевозкой денежных средств в банк, а также и осуществлять дополнительные услуги, такие как:

перевозка ценных документов и значимых дорогостоящих предметов,
изъятие средств из торговых и вендинговых аппаратов,
доставка денег из банка в компанию, если нужна наличность — такая потребность часто возникает,
перевозка денег между разными подразделениями компании заказчика,
транспортировка из банка взятых в кредит средств.

Несмотря на серьезные защитные меры, остаются риски потери денежных средств. Может случиться нападение на инкассатора или произойти ДТП с пожаром и уничтожением перевозимого груза. Кто в этом случае будет нести ответственность? Как только инкассаторская бригада получила ценности, именно она несет полную ответственность за них.

Во время передачи средств инкассаторы следят за обстановкой, чтобы исключить форс-мажор. Если с ценностями все же что-то случится, возмещать убытки будет именно инкассаторская служба. Для компенсации утраченных средств зачастую прибегают к услугам страховых компаний. Это означает, что заказчик получит свои инкассируемые средства в полном объеме.

Какие существуют требования к проведению инкассации

Требования к отправителям обычно описывают в договоре взаимодействия и, как правило, они включают следующие пункты:

обеспечение свободного проезда инкассаторской машины к дверям торговой точки или к запасному выходу,
достаточное освещение у дверей и на всем пути следования специалистов до кассы,
свободное перемещение внутри торгового объекта в сопровождении представителя охраны или уполномоченного сотрудника,
обеспечение отдельного кассового помещения с закрываемой изнутри дверью для инкассирования, если нет такой возможности, то необходимо временное прекращение работы торговой точки для передачи ценностей инкассатору.

Нормативы регулируется законодательством, отражены в договоре об организации услуги.

Как проводить инкассацию в кассе

Подготовка необходимых документов и пересчет денег — ответственность кассира или бухгалтера так же, как и их передача инкассаторской бригаде. Обратите внимание, что инкассаторы не пересчитывают купюры, они только проверяют корректность заполнения документов.

Чтобы предотвратить «холостой» выезд инкассации, важно заранее сделать следующее:

узнать Ф.И.О. инкассатора и во время приезда проверить по паспорту и доверенности его личность,
пересчитать наличные средства и подготовить в кассе нужную сумму,
сумму для инкассирования разложить по номиналам купюр, а металлические деньги высыпать в прозрачный пакет,
упаковать деньги и ценные вещи в одноразовый сейф-пакет или сейф-сумку (сейф-пакет не вскроется без повреждений),
заполнить документацию и перепроверить правильность заполнения.

Сопроводительная документация включает:

препроводительную ведомость,
накладную,
квитанцию о приеме денег.

Регламентами четко прописан порядок действий инкассационных работников.

Предоставляет документы (паспорт, доверенность) кассиру или уполномоченному сотруднику организации.
Проверяет и подписывает сопроводительные документы.
Переносит груз в специальный бронированный автомобиль, на котором деньги транспортируются в банк.

Преимущества инкассации

Инкассация — платная финансовая операция, которая предполагает тщательную подготовку, соблюдение регламентов. Плюсы и значение услуги очевидны.

Безопасность. Не нужно подвергать опасности сотрудников торговой точки, снижен риск потери денег из-за форс-мажора (как только деньги переданы инкассатору, материальная ответственность за их сохранность переходит к нему).
Оперативное зачисление наличных денег на расчетный счет.
Эффективное использование рабочего времени сотрудников, без простоев. Не нужно отвлекать работников для поездки в банк. Инкассация в торговой точке редко занимает более 10 минут.

ВТБ предлагает инкассацию наличности в рублях или иностранной валюте, обеспечивает безопасную транспортировку денежных средств с высоким уровнем технической оснащенности и страховой защитой «груза». Чтобы организовать инкассацию, нужно оставить заявку на оформление договора или позвонить напрямую в банк для уточнения подробностей. Для действующих клиентов Банка есть возможность оформить предварительную заявку на расчет условий по инкассации через ДБО с дальнейшим получением коммерческого предложения с тарифами одного/нескольких перевозчиков. После согласия клиента с коммерческим предложением и предзаполненным договором клиенту требуется посещение офиса только для подписания договора инкассации.