Как вести учет товаров в розничной торговле

Розничная торговля — это продажа готовой продукции потребителю в стационарной точке или дистанционно, вне зала обслуживания. Например, покупатель приобретает музыкальную систему для своей машины в автосалоне или заказывает доставку продуктов на дом — все это розничная торговля. Иногда она сочетается с услугами общепита, когда вместе с готовыми товарами продаются блюда или напитки, изготовленные на месте. К примеру, в уличной кофейне можно купить шоколадный батончик в заводской упаковке и попросить приготовить свежий кофе в пластиковом стакане, который удобно брать с собой.

Товар — это единица продукции, готовая к употреблению (использованию) или изготовленная в виде полуфабриката. Есть две категории продукции: продовольственная и непродовольственная. В качестве продавца может выступать юридическое лицо, ИП или самозанятый гражданин. Самозанятые имеют право продавать только те изделия, которые изготовили собственными руками (это может быть бижутерия, головные уборы, аксессуары).

Самозанятые не ведут бухгалтерский учет. Для ИП это тоже не является обязанностью, но для контроля над запасами все предприниматели ведут регистры движения товаров. Для юридических лиц на законодательном уровне установлено обязательное ведение бухучета и товароучета.

Товарный учет бывает четырех видов:

Оперативный учет нужен для контроля движения товаров за короткий промежуток времени: за смену, неделю, месяц. Он применяется, когда один продавец передает смену другому сотруднику, или когда товаровед планирует закупки.

В зависимости от объема продаж и технических возможностей бизнеса, продавец сам разрабатывает форму ведения, регистры учета и бланки. Это можно сделать вручную или с применением специальной программы, например таблиц Excel.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ и ФСБУ-5/2019. Он помогает анализировать эффективность деятельности магазина, проводить инвентаризации, рассчитывать выручку и считать убытки.

Статистический учет позволяет отследить данные о том, насколько популярна и востребована каждая позиция среди покупателей и насколько эффективна деятельность торговой точки.

Складской учет применяется в компаниях с разветвленной сетью филиалов и складских помещений. Его задача — обеспечить контроль наличия и местонахождения продукции, количества остатков.

Компания или предприниматель самостоятельно устанавливает систему документооборота в зависимости от количества структурных подразделений и наличия штатных должностей.

Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), как правило, проводится по двум схемам:

В первом случае продукция учитывается как в магазинах, так и на складе. В бухучете открываются субсчета по каждому объекту, а на складах ведутся карточки учета.

Эта схема применяется, когда ТМЦ поступают на склад и лишь оттуда распределяются по структурным подразделениям. Вот как это выглядит:

Документы составляются в нескольких экземплярах (для каждой стороны). Один экземпляр передается в бухгалтерию. Если фирма небольшая и нет специального склада и должности кладовщика, то применяется упрощенный учет.

Во втором случае товарно-материальные ценности напрямую поступают в магазин. Как работает схема:

Наценку делает уполномоченное лицо. Это может быть товаровед, директор магазина, бухгалтер.

Товары учитываются на счете 41 с использованием субсчетов. Их количество и состав отражаются в приложении к учетной политике в «Рабочем плане счетов». Поступление подтверждается:

В отдельных случаях покупка может быть подтверждена товарным и кассовым чеком. Например, когда клиент покупает продукцию в розничной торговой точке, то на кассе ему обязаны выдать бумажный чек (или прислать электронный чек в СМС либо по электронной почте). Если этот покупатель — ИП, то он может попросить выписать еще и товарный чек. Чтобы научиться вести учет в магазине, изучите «План счетов бухгалтерского учета» и ФСБУ-5/2019. В ФСБУ-5/2019 приводится полный перечень расходов, которые можно включить в себестоимость товара, а именно:

В учетной политике приводится полный перечень затрат, которые могут увеличить себестоимость товара. Поступление оформляется проводкой:

Разберем на примере. В магазин привезли столовые сервизы на продажу. Количество сервизов — 10 штук, цена без НДС — 150 000 рублей, величина НДС — 30 000 рублей. Предполагаемая цена продажи — 25 000 рублей. Бухгалтер выписывает внутренний расходный документ на 10 сервизов по 25 000 рублей на общую сумму 250 000 рублей. Разберем, как это может быть отражено в учете.

Правила ведения складского учета устанавливаются учетной политикой и внутренними локальными актами. Сотрудники, которые занимаются приемкой и продажей, подписывают договор о материальной ответственности при приеме на работу.

Формы документов на внутреннее перемещение товара и правила ведения складского учета устанавливаются учетной политикой и внутренними локальными актами. Сотрудники, занимающиеся приемкой и продажей товаров, подписывают договор о материальной ответственности при приеме на работу.

При товароучете в рознице обязательно фиксируйте и приход, и выбытие товара. Причины выбытия: 

Реализация — это продажа (прямой вид деятельности бизнеса). Реализация сочетает две операции:

Бухгалтер делает две проводки:

Недостача выявляется в ходе инвентаризации, когда реальные остатки не соответствуют учетным данным. Естественная убыль или порча возникают при неправильном хранении или по естественным причинам (например, у молока закончился срок годности). Во всех случаях придется проводить списание. При списании ТМЦ по недостаче применяются счета 91 или 73 в зависимости от причины возникновения. Если виновные не найдены, то недостача списывается на счет 91. Если в порче продукции виновен сотрудник, то он будет возмещать недостачу. В этом случае используется счет 73. А в случае возврата некачественного товара используется счет 76.02 «Расчеты по претензиям».

В розничной торговле учитываются не только приход и выбытие ТМЦ. Иногда приходится уценить товар (снизить цену), если он залежался на полках, устарел морально, потерял внешнюю привлекательность, или его срок годности истекает (но еще не истек). В этом случае бухгалтер сторнирует проводку дебет 41 — кредит 42 на сумму уценки (делает обратную запись). Такая операция в бухучете называется «красное сторно».

Основанием для проводки является служебная записка заведующего магазином или другого лица, уполномоченного совершать подобные действия.

Торговые точки подразделяются на автоматизированные и неавтоматизированные. Если настроена автоматизация, то в момент продажи товара происходит его автоматическое списание, то есть бухгалтеру не нужно вручную вносить данные. Во втором случае используются журналы и прочие регистры учета, которые ведет директор магазина или продавец и сдает в конце смены в бухгалтерию.

Этот вариант подойдет только для небольших магазинов, где нет маркированного товара (при его реализации в товарном чеке должна отображаться каждая позиция по отдельности). Учет ведется в журнале или в тетради, фиксируются абсолютно все операции: приход, расход, выручка за период. Отчеты для налоговой также нужно делать вручную. Плюсы для бизнеса:

Но минусов гораздо больше:

Современный бизнес все больше отдает предпочтение автоматизированным торговым точкам.

Чтобы сэкономить время и силы бухгалтера, используйте специальные компьютерные программы. К примеру, даже когда нужно просто выписать чек, то не придется вручную вносить перечень товаров с указанием количества цены, общей стоимости. Программа все распечатает автоматически.

Какие еще плюсы у специализированного ПО для бизнеса:

Минусы тоже есть:

Товароучет можно вести вручную или с помощью специальных компьютерных программ. При розничной торговле штучными изделиями бизнесу подойдет ручной учет. Но, когда речь идет о крупных торгово-промышленных предприятиях и тех торговых точках, которые продают маркированную продукцию, автоматизация — это единственная возможность вести бизнес, не нарушая законодательство. Специальные программы формируют отчеты и автоматически передают их в налоговую.