Новые правила для экспедиторов: реестр, КЭП, сроки и штрафы

Простыми словами, новый реестр – это замена бумажного документооборота, еще один шаг к цифровизации транспортной отрасли. Платформа «ГосЛог» задумана как единый канал взаимодействия между экспедиторами и государством, где будут собираться данные обо всех участниках рынка перевозок. Теперь каждая компания или индивидуальный предприниматель, занятые в сфере транспортной экспедиции, обязаны зарегистрироваться в этом реестре. Попасть в «ГосЛог» можно через «Госуслуги» — отдельного сайта у платформы нет, она работает прямо внутри портала.

Для предпринимателей и организаций предусмотрен переходный период: подать уведомление о включении в реестр нужно до 30 апреля 2026 года включительно. За этот срок необходимо подготовить документы и выпустить КЭП, если ее пока нет. Для новых компаний и ИП, которые начали экспедиторскую деятельность после 1 марта 2026 года, уведомление необходимо подать до начала работы.

За нарушения и задержку предусмотрены штрафы:

Следующий этап развития платформы «ГосЛог» – оформление транспортных документов исключительно в электронном виде. С 1 сентября 2026 года экспедитор, не состоящий в реестре, не сможет легально работать в цифровой среде. С 1 марта 2027 года правило распространится уже на все категории помимо экспедиторов: перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей.

А пока разберемся, кому нужно вступить в реестр до 30 апреля.

В реестр обязаны включаться экспедиторы – те, кто заключает договоры транспортной экспедиции. Экспедитор – это не то же самое, что перевозчик. Если перевозчик просто доставляет груз из точки А в точку Б, то экспедитор берет на себя всю организацию процесса: планирует маршрут, подбирает транспорт, оформляет документы, контролирует сохранность груза. По сути, это логистический отдел на аутсорсе, который закрывает все потребности заказчика, связанные с транспортировкой. В ЕГРЮЛ или ЕГРИП такой бизнес чаще всего обозначается кодом ОКВЭД 52.29 «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками». Если компания или ИП занимаются только перевозкой (по соответствующему договору), регистрация на данном этапе не требуется.

Кого новые правила коснутся, а кто пока может работать без изменений — в таблице

Идти в налоговую, чтобы выпустить подпись для реестра, не нужно. Получить все необходимое можно в ВТБ.

Достаточно оставить заявку на сайте, а затем посетить отделение ВТБ с паспортом и документами, подтверждающими право действовать от имени организации без доверенности. Оформление в офисе ВТБ займет 20 минут, КЭП запишут на сертифицированный USB-токен с NFC модулем.

Подпись будет действительна 15 месяцев. Этого времени хватит, чтобы подать уведомление в реестр, выполнить обязательный этап с ФСБ и использовать КЭП для заверения документов на «Госуслугах» и ФНС.

КЭП физлица для сотрудника действует 12 месяцев, ее также можно получить в одном из офисов ВТБ. Если нужно поручить подписание документов кому-то из сотрудников, можно оформить МЧД. Руководители организаций и ИП могут сделать это не выходя из дома – на Бизнес Платформе ВТБ. Для оформления потребуется КЭП.

Для бизнеса удобнее приобрести комплект «МЧД и КЭП». В рамках опции можно выпустить до 10 доверенностей на разных сотрудников и установить срок действия МЧД самостоятельно.

После того, как уведомление отправлено, данные проходят верификацию на платформе «ГосЛог». Проверка занимает от 1 до 7 рабочих дней. За это время уполномоченные органы (Минтранс, Ространснадзор, ФНС, ФСБ, ГИБДД) сверяют сведения по своим базам. Результат рассмотрения отобразится в личном кабинете на «Госуслугах».

Отказать во включении в реестр экспедиторов могут, если:

Исключить из реестра могут экспедиторов, которые систематически нарушают правила перевозок или требования по оформлению электронных экспедиторских документов (ЭПД).

После того как запись в реестре верифицирована, компании или ИП необходимо не позже 45 календарных дней подать заявление в ФСБ России. Заявление направляется через личный кабинет или на бумаге, но в дальнейшем все взаимодействие переводится в цифровой формат.

ФСБ определит уполномоченное подразделение, с которым будет выстраиваться работа. В течение трех месяцев служба должна будет подготовить «план мероприятий по установке программно-технических средств», который составляется в трех экземплярах: один из них будет храниться в ФСБ, а два других будут переданы в Ространснадзор и самому экспедитору. Механика этой процедуры дорабатывается.