Что такое онлайн-касса: как работает, для чего нужна и в чем суть ККТ

Онлайн-касса автоматически направляет информацию по всем оплатам и возвратам оператору фискальных данных (ОФД). Для этого в кассе предусмотрен специальный чип – фискальный накопитель и возможность подключения к интернету.

В отличие от онлайн-кассы, обычная касса не подключается к интернету. Функционал такой ККТ ограничен хранением данных об оплатах во внутренней памяти устройства и выдачей чеков.

Суть онлайн-кассы заключается в повышении прозрачности расчетов: теперь налоговая видит все транзакции, что исключает возможность сокрытия доходов.

Кассир вводит сумму или выбирает товар из базы, после чего кассовый аппарат формирует чек.

2. Фискализация данных

Информация об операции поступает в фискальный накопитель (ФН) – специальный криптографический модуль, который шифрует и сохраняет данные. Информацию на накопителе нельзя изменить – это также регулируется 54-ФЗ. Каждый такой чип имеет срок действия – 15 или 36 месяцев, по истечении которых накопитель нужно заменить на новый.

3. Передача в ОФД и ФНС

Через интернет информация с ККТ направляется на оператора фискальных данных (ОФД), с которым нужно заключить договор. ОФД – это организация-посредник между бизнесом и налоговой службой. ОФД обрабатывает полученные от кассы данные и отправляет их в налоговую, после чего возвращает подтверждение кассе.

4. Выдача чека покупателю

После приема оплаты покупателю выдают чек, который может быть бумажным или электронным. Для печати бумажного чека кассовый аппарат должен быть оснащен принтером. В электронном формате чек направляют по СМС или на email.

С 2017 года большинство компаний и предпринимателей обязаны применять ККТ. Исключения есть, но их мало, например, без онлайн-кассы могут работать ИП на УСН без сотрудников или те, кто торгуют на ярмарках и рынках. Такие послабления действую только до конца лета 2025 года. Уже 1 сентября 2025 года вступают в силу изменения в 54-ФЗ, в соответствии с которыми наличие ККТ станет обязательным для потребительских сельхозкооперативов при розничной торговле на ярмарках и выставках.

2. Автоматизация учета и снижение ошибок

Применение онлайн-кассы помогает соблюдать бухгалтерскую и налоговую дисциплину, а также упрощает товарный учет:

3. Удобство для клиентов

Наличие онлайн-кассы в торговой точке автоматически повышает качество клиентского сервиса:

4. Защита бизнеса от штрафов Отсутствие онлайн-кассы грозит:

5. Интеграция с другими системами

Современные ККТ можно настроить для совместной работы с полезным программным обеспечением. Некоторые онлайн-кассы поддерживают подключение к:

Чтобы купить кассовый аппарат, который точно подойдет вашему бизнесу, нужно учесть несколько критериев.

Сфера деятельности определяет, кассовое оборудование с каким функционалом больше подойдет компании или предпринимателю. Например:

2. Срок действия фискального накопителя (ФН)

Сейчас используют накопители с периодом действия 15 и 36 месяцев. Выбор между ними определяется тем, какую систему налогообложения использует бизнес, и в какой сфере работает. Например, накопитель на 15 месяцев подходит для ИП и ООО на общей системе налогообложения, а также для бизнеса, который ведет деятельность по продаже подакцизных товаров – независимо от выбранного налогового режима. Если компания или ИП ведет деятельность, не связанную с оборотом подакцизных товаров, им разрешено работать с ФН на 36 месяцев. Также накопитель на 36 месяцев подойдет тем организациям, которые применяют специальные налоговые режимы:

3. Способ подключения к интернету

Обмен данными с ОФД и ФНС в онлайн-кассе организован благодаря подключению к интернету. Это может быть реализовано с помощью модуля Wi-Fi, через мобильную сеть с помощью SIM-карты или напрямую по кабелю через LAN-порт.

4. Затраты на подключение и обслуживание

Стоимость онлайн-кассы складывается из нескольких составляющих:

Брать кассу в аренду часто оказывается выгоднее, потому что в там случае компания, предоставляющая оборудование, например, банк, берет на себя обязательства по ремонту и замене ККТ в случае ее поломки.