КЭП для бизнеса: как получить и применять

Руководителю компании КЭП нужна для подписания различных документов от имени юрлица: от ежедневных расчетных операций до годовой отчетности.

Важное правило: если один человек руководит несколькими компаниями, для каждой организации нужна отдельная электронная подпись. КЭП привязана к конкретному юридическому лицу.

Если человек работает от имени нескольких компаний (например, юрист или бухгалтер обслуживает несколько юрлиц), ему нужна одна КЭП как физическому лицу. Но от каждой организации оформляется отдельная машиночитаемая доверенность (МЧД), которая и дает право подписи от имени конкретного юрлица.

Во многих компаниях документы (договоры, акты, УПД, кадровые и банковские бумаги) регулярно ждут подписи руководителя. В итоге задерживается оплата, отгрузки, закрытие периодов. Директор отвлекается на рутину вместо управления.

Решение — законная передача части полномочий сотрудникам через доверенность. В электронном виде это оформляется с помощью МЧД. Это цифровой аналог бумажной доверенности, который создается, подписывается и проверяется автоматически.

Квалифицированная электронная подпись сотрудника подтверждает только его личность. Но чтобы банк, налоговая или контрагент признали его право подписывать документы от имени компании, одной КЭП недостаточно. Требуется доверенность. МЧД — это юридический «мост» между личной подписью сотрудника и полномочиями действовать от имени организации или ИП.

МЧД содержит информацию о полномочиях и ограничениях:

Закон оставляет за руководителем (или нотариусом) подпись стратегически важных бумаг. Ниже приведена таблица, которая поможет сориентироваться на практике.

Для работы в соответствии с законом 63-ФЗ руководителю и сотрудникам компании нужен набор обязательных инструментов. Без квалифицированных подписей нельзя сдавать отчетность в электронном виде, подписывать платежные документы или участвовать в электронном документообороте. Ниже разберем, где и как получить каждый из этих инструментов законно и быстро.

Получить квалифицированную электронную подпись для юридического лица или ИП от удостоверяющего центра ФНС может только лично руководитель. Такая подпись имеет юридическую силу и признается всеми госорганами. Подготовка к визиту в удостоверяющий центр может занять до нескольких дней. В ФНС необходимо предоставить:

Заявление заполняется на сайте ФНС или в налоговой. Затем необходимо прийти в инспекцию с пакетом документов и токеном. Услуга бесплатна, при соблюдении всех требований КЭП выдается в тот же день.

Если времени на визит в ФНС нет, можно обратиться в ВТБ: банк выступает доверенным лицом УЦ ФНС. При наличии или открытии расчетного счета в банке КЭП для руководителя выдается бесплатно. Оформление занимает около 20 минут в отделении, сертификат записывается на USB-токен.

Сотрудник может получить собственную КЭП как физическое лицо. Основные способы:

Машиночитаемая доверенность необходима, если документы от имени компании подписывает не руководитель, а сотрудник – с использованием своей КЭП физлица.

ВТБ предлагает готовое решение для компаний – комплект МЧД и КЭП ФЛ.

Руководитель компании может приобрести комплект онлайн на Бизнес Платформе ВТБ или в офисе банка. Сразу после этого можно оформить МЧД на той же платформе. Сотруднику, которому нужна КЭП физического лица из комплекта, необходимо лично прийти в офис банка и получить USB-токен. Запись КЭП на токен займет 15 минут.